در زندگي پر مشغله امروزي استفاده بهينه از زمان براي بسياري از افراد ضروري و در عين حال دشوار است. مديريت زمان باعث مي شود كه در زمينه شغلي و تحصيلي برنامه ريزي درستي داشته باشيد و احتمال رسيدن به موفقيت افزايش يابد.و باعث پيشرفت در اهداف شخصي مي شود و با برنامه ريزي و مديريت زمان صحيح، مسير رسيدن به اهداف مشخص مي شود.كمبود زمان به دليل عوامل مختلفي پيش مي آيد كه مي توان به موارد زير اشاره كرد:
- داشتن روياهاي غيرمنطقي
- اهمال كاري و ناتواني در تصميم گيري
- عدم مهارت در اولويت بندي كارها
- واگذار نكردن كارها به ديگران
- نداشتن برنامه ريزي صحيح و درست
و كساني كه با كمبود وقت مواجه مي شوند چون كارشان به درستي پيش نمي رود اعصابشان خورد شده و دچار ناراحتي روحي و رواني مي شوند و فشار رواني و استرس باعث مي شود كه بازدهي كارشان كاهش يابد.به همين دليل بايد با راه هاي مديريت آشنا شويد.يكي از روش هايي كه بازدهي فردي را به حداكثر مي رساند و استفاده اي بهينه از زمان مي كند تكنيك پومودورو مي باشد.در ادامه به مطالعه تكنيك پومودورو مي پردازيم كه امروزه در جهان طرفداران زيادي دارد و بسيار مورد استفاده قرار مي گيرد.
تعريف مديريت زمان
مديريت زمان چيست؟ به معنا آن است كه برنامه هاي خود را به گونه اي زمان بندي و سامان بندي كنيد كه بتوانيد بيشترين بهره وري را داشته باشيد به عبارت ساده تر زمان را به بهترين حالت ممكن بين كارهايتان تقسيم بندي كنيد تا بتوانيد كارها با كيفيت خوب به اتمام برسانيد.بعضي اوقات با زمان كمي رو به رو مي شويد در حالي كه كارهاي شما روي هم انباشته شده است و بسيار زياد است.تقسيم بندي زمان به شما كمك مي كند كه كارهاي خود را به خوبي و هوشمندانه انجام دهيد و از زمان اندك خود بهترين استفاده را داشته باشيد.
اهميت مديريت زمان چيست؟
مديريت كردن زمان اهميت بسياري دارد و برخي از اين اهميت ها در ذيل ذكر شده است:
- اگر زمان را به درستي مديريت كنيد كارهايتان بازدهي عالي خواهد داشت و موجب افزايش بهره وري و كارايي مي شود.
- كاهش استرس،چون كارها به موقع انجام مي شود و طرف حرص نمي خورد.
- استفاده عالي از موقعيت ها و فرصت ها و امكان افزايش پيشرفت و موفقيت
- بالارفتن اعتماد به نفس،چون كارها به موقع انجام مي شود فرد از كارهايش راضي و خشنود است.
- اگر نتواند زماني را به درستي مديريت كند آثار نامطلوبي دارد و باعث استرس و فشار رواني مي شود.
- وجه خاص و حرفه اي در تحصيل و شغل
- 1. اهداف غير واقعي
- 2. عدم مديريت زمان به دليل عدم مهارت در اولويت بندي
- 3. واگذار نكردن كارها به ديگران
دلايل كمبود زمان
اگر شما هميشه با كمبود وقت مواجه مي شويد و نمي توانيد به خوبي زمان را مديريت كنيد احتمالا با يكي از دلايل كمبود زمان رو به رو هستيد كه در زير بيان شده است:
بسياري از افراد روياپرداز هستند و هدف هايي در سر دارند كه در توان آن ها نيست و هر چند براي اين اهداف زمان داشته باشند باز هم به نتيجه نمي رسند پس افراد بايد توانايي هايي خود را در نظر بگيرند و با محدوديت زمان آشنايي داشته باشند تا بتوانند اهداف خود را انتخاب كرده و به آن ها نظم بدهند در غير اين صورت و حجم زيادي از كارها رو به رو مي شوند كه جز سردرگمي چيزي براي آن ها ندارد.و در نهايت با كمبود وقت مواجه مي شوند.
امروزه مشغله ها زياد است و افراد نمي رسند همه كارها را انجام دهند و بسياري از افراد هستند كه وقتي كارها روي هم انباشته مي شود سردرگم مي شوند و توانايي اولويت بندي در كارها را ندارند در نتيجه با كمبود وقت مواجه مي شوند. اگر آن ها مهارتي در اولويت بندي كارها داشته باشند مي توانند زمان خود را تقسيم بندي كنند تا به راحتي كارها را به اتمام برسانند.
گاهي اوقات بهتر است براي اينكه كارها به بهترين صورت انجام گيرد هر كار را به شخص خاصي بدهيم و كارها را بين افراد تقسيم كنيم. اين تقسيم كار باعث مي شود كه زمان به خوبي مديريت شود و كار با كيفيت انجام شود. اما بعضي اوقات پيش مي آيد كه در هنگام تقسيم بندي كار ،اشتباه كرده ايم و كار موردنظر را به فردي سپرده ايم كه توانايي انجام آن را را ندارد و وقت و زمان زيادي را هدر داده است.در نتيجه بهتر است هر كار را به فردي كه در آن زمينه تخصص داره محول كنيم.
- 4. اهمال كاري
- 1. اهداف خود را به گام هاي كوچك تقسيم كنيد
- 2. برنامه ريزي كردن
- 3. ناتواني در حفظ تمركز براي طولاني مدت
- 4. مديريت زمان ، استفاده از تايمر 25 دقيقه اي
يكي از مهم ترين عواملي كه براي كمبود وقت مي توان نام برد اهمال كاري مي باشد يعني طرف زمان خود را هدر مي دهد و كارهاي فرعي مي پردازد و به علت هاي مختلف كار را به تعويق مي اندازد و هنگامي كه زمان موردنظر به حداقل رسيد شروع به انجام دادن كار مي كند و كار را با عجله به اتمام مي رساند در حالي كه كار كيفيت خوبي ندارد.
تكنيك پومودورو از راه هاي مديريت زمان
يكي از رايج ترين روش براي مديريت زمان استفاده از تكنيك پومودورو مي باشد.
تكنيك پومودورو چيست؟ تكنيكي است كه زمان مشخص شده را صرفا براي يك تكليف تقسيم بندي مي كند و زمان استراحت در بين بازه هاي كاري در نظر مي گيرد.
اهداف تكنيك پومودورو:
- بهره گيري از حداكثر بازده فردي هنگام انجام دادن فعاليت ها
- استفاده بهينه از زمان تعيين شده
- تاكيد بر توانايي فرد در زمينه فعاليت مورد نظر
- تمركز داشتن و توجه به فعاليت
مديريت زمان ، با تكنيك پومودورو آشنا شويد
يك پژوهشگر و كارآفرين موفق به نام فرانچسكو سيريلو براي اينكه اهداف تحصيلي خود را به خوبي دنبال كند و به موفقيت برسد تكنيك پومودورو را براي مديريت كردن زمانش ابداع كرد.او يك تايمر به شكل گوجه فرنگي داشت و اين تايمر به صورت ميكانيكي كار مي كرد و زمان را تقسيم بندي مي كرد و فرانچسكو با استفاده از زمان تقسيم بندي شده كارش را به خوبي انجام مي داد. و اسم تكنيك به معني گوجه فرنگي در زبان ايتاليايي است.
پايه و اصول تكنيك پومودورو
در تكنيك پومودورو نكاتي وجود دارد مثلا اگر شما براي موضوع و يا تكليفي زمان محدود در نظر بگيريد خيلي بهتر است و فعاليت را با تمركز و دقت بهتري انجام مي دهيد تا اينكه بدون در نظر گرفتن زمان و بدون اينكه دقت كنيد چقدر زمان صرف انجام فعاليت شده است شروع به انجام كار كنيد. و بهتر است هنگام انجام فعاليت،ذهن خود را بر روي همان فعاليت متمركز كنيد تا بتوانيد در زمان محدود ولي با كيفيت انجام دهيد اگر چند فعاليت را باهم انجام دهيد باعث حواس پرتي مي شود و كارايي و نتيجه مناسبي به همراه نخواهد داشت.
مديريت زمان ،شيوه اجراي تكنيك پومودورو چگونه است
تكنيك پومودورو به صورت زير اجرا مي شود:
اگر يك هدف بزرگ را در نظر بگيريد ممكن است دچار ترس شويد و آرامش كافي براي رسيدن به هدف نداشته باشيد. براي مقابه با هراس ايجاد شده بايد هدف را به هدف هاي كوچك تقسيم كنيد تا با آسودگي و آرامش خاطر بتوانيد براي هدف خود تلاش كنيد و در مسير رسيدن به هدف لذت ببريد و دچاره دلهره و ترس نباشيد. و هنگامي كه هدف هاي كوچك به نتيجه مي رسد باعث مي شود كه انگيزه بگيريد و براي رسيدن به هدف بعدي با يك نيرو خاص عمل كنيد در نتيجه انگيزه باعث مي شود كه با تمركز بهتر و بازدهي بالاتري به هدف نهايي برسيد.
قبل از اينكه تكنيك پومودورو را شروع كنيد بايد تعداد فعاليت هايي كه قصد داريد انجام دهيد را مورد بررسي قرار دهيد و همچنين زماني را مشخص كنيد و بر اساس فعاليت مورد نظر زمان را تخمين بزنيد تا بتوانيد بهترين زمان را براي فعاليت در نظر بگيريد.
انسان نمي تواند براي يك مدت طولاني تمركز داشته باشد در اينجا تكنيك پومودورو زمان را به خوبي تقسيم كرده و بعد از هر 25 دقيقه كار و فعاليت زمان استراحتي را در نظر گرفته است.
براي انجام يك فعاليت بايد زمان را به خوبي مديريت كنيد براي اين كار مي توانيد از يك تايمر استفاده كنيد و آن را براي 25 دقيقه تنظيم كنيد و بعد از هر 25 دقيقه فعاليت، 5 دقيقه استراحت كنيد و اين روند را 4 مرتبه تكرار كنيد و بعد 15 الي 30 دقيقه به استراحت بپردازيد. تا بتوانيد دوباره 4 دوره 25 دقيقه آماده شويد.
5. نحوه سپري كردن زمان هاي استراحت
همانطور كه گفته شد براي فعاليت ها بازه زماني خاصي در نظر گرفته شده است و هر 25 دقيقه فعاليت نياز به 5 دقيقه استراحت دارد و شما بايد در اين فرصت به كار فكر نكنيد و با بلند شدن از ميز كار،نوشيدن آب ،خوردن ميوه و تنقلات و قدم زدن و ... انرژي را براي ادامه كار به دست آوريد و بايد 4دوره اين 25دقيقه كار و 5دقيقه استراحت را انجام دهيد و بعد از آن استراحتي 15الي 30 دقيقه اي داشته باشيد.و به انجام فعاليت هاي آرامش بخش بپردازيد تا بتوانيد با انرژي مضاعف در مسير هدف قرار گيريد.
6. پايبند بودن به برنامه زماني
پايبند بودن به برنامه و انجام فعاليت بر اساس زمان مشخص شده در تكنيك پومودورو اهميت بسياري دارد و شما در هنگام انجام فعاليت بايد عواملي كه باعث عدم تمركز شده را بشناسيد و هنگام فعاليت گرفتار آن ها نشويد و اين عوامل ممكن است بازي با گوشي،تلفن زدن و صحبت كردن با دوستان وبسياري از كارهاي ديگر باشد چون باعث پايين آمدن كارايي تكنيك مي شوند.پس در صورت امكان كارهاي متفرقه را در زمان استراحت خود انجام دهيد و زمان را به درستي مديريت كنيد و خانواده و اطرافيان در جريان برنامه ريزي خود قرار دهيد تا در زمان مشخص شده مزاحم فعاليت شما نشوند.
- ۳ بازديد
- ۰ نظر